privacy policy 個人情報保護方針

個人情報保護方針

ITbook株式会社は、業務・システム最適化ソリューション事業を行う中で、個人情報保護の重要性を強く認識し、個人情報保護を企業の社会的責任と考え、個人情報保護方針を以下に定めます。

当社は、事業の内容及び規模を考慮した適切な個人情報の取得、利用及び提供を行います。これには、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い（目的外利用）を行わないこと及びそのための措置を講じることを含みます。
当社は、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守します。
当社は、個人情報の不正アクセス、漏えい、滅失又はき損の防止及び是正を講じます。
当社は、個人情報の取扱いに関する苦情及び相談に対し、迅速に対応します。
当社は、個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善に努めます。

ITbook株式会社 
代表取締役社長／宇田川一則 
制定日：2005年4月1日 
改訂日：2024年6月1日

お問い合わせに関する個人情報の取扱い

利用目的
当社は、取得した個人情報について、お問い合わせ内容への対応の目的のみで利用いたします。なお、個人情報の登録・提供はお客様の任意となりますが、必要事項にご記入頂けない場合、お客様のご要望にお応えできない場合がありますのでご了承ください。
第三者提供について
当社は、以下の場合を除き、お客様の承諾なく、個人情報を第三者に提供することはありません
- 法令に基づく場合。
- お客様の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人様の同意を得ることが困難であるとき。
- 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人様の同意を得ることが困難であるとき。
- 国の機関若しくは地方公共団体又はその受託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人様の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
個人情報の委託
当社は、業務上の必要性により、お客様の個人情報を外部に委託する場合があります。委託先については、個人情報取扱いの安全性確認、秘密保持契約の締結等、適切な管理を行っています。
個人情報に関する問合せ
お客様の個人情報に関するお問合せは、個人情報相談窓口までお申し出ください。本人様からの求めにより当社が保有する開示対象個人情報又は第三者提供記録の利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を希望される場合は、「保有個人データ開示等請求書」をお送りしますので、下記までご連絡ください。尚、受付けの際に「氏名・住所・連絡先」を書類送付のためお聞きします。
※電磁的手続きによる開示等をご希望の方は、その旨お申し出ください。原則としてご希望に沿って処理させていただきます。

TEL：03-6770-9971　個人情報相談窓口まで
事業者の名称：ITbook株式会社
個人情報管理責任者：品質管理部　副社長／曽我部義久

個人情報の取扱いについて

当社が取り扱う個人情報の利用目的

お客様、お取引様の個人情報
当社のコンサルティングサービスをご提供するため。セミナーや各種イベントのご案内のため。取引先管理のため。
お問い合わせされた方の個人情報
問合せ対応のため。
株主情報、採用応募者情報、従業者情報（退職者の情報も含む）
株主情報管理のため。採用選考の手続きやご本人との連絡のため。従業者の雇用管理等のため。

保有個人データに関する事項の周知

当社で保有している保有個人データに関して、ご本人様又はその代理人様からの利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の請求（以下、「開示等の請求」といいます）につきましては、以下の要領にて対応させていただきます。

事業者の名称
ITbook株式会社
個人情報の保護管理者
所属部署：品質管理部　副社長／曽我部義久 
連絡先：03-6770-9971
全ての保有個人データの利用目的
当社が取り扱う個人情報の利用目的 
- お客様、お取引様の個人情報 
  当社のコンサルティングサービスをご提供するため。セミナーや各種イベントのご案内のため。取引先管理のため。 
- お問い合わせされた方の個人情報 
  問合せ対応のため。 
- 株主情報、採用応募者情報、従業者情報（退職者の情報も含む） 
  株主情報管理のため。採用選考の手続きやご本人との連絡のため。従業者の雇用管理等のため。
保有個人データの取扱いに関する苦情の申し出先 
ITbook株式会社　個人情報問合せ窓口 
管理本部　苦情・相談窓口責任者 
〒135-0061 東京都江東区豊洲三丁目2番24号豊洲フォレシア9階 
TEL：03-6770-9971（土日祝日　当社指定休業日を除く9:30-17:30）
認定個人情報保護団体 
【認定個人情報保護団体の名称】 
一般財団法人日本情報経済社会推進協会 
【苦情の解決の申出先】 
個人情報保護苦情相談室 
〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル内 
TEL：03-5860-7565　0120-700-779
保有個人データの開示等の求めに応じる手続き 
- 開示等の求めの申し出先
  開示等のお求めは、上記個人情報問合せ係にお申し出ください。 
  ※電磁的手続きによる開示等をご希望の方は、その旨お申し出ください。原則としてご希望に沿って処理させていただきます。
- 開示等の求めに関するお手続き
  - お申し出受付け後、当社からご利用いただく所定の請求書様式「保有個人データ開示等請求書」を郵送いたします。
  - ご記入いただいた請求書、代理人によるお求めの場合は代理人であることを確認する書類、手数料分の郵便為替（利用目的の通知並びに開示の請求の場合のみ）を上記個人情報問合せ係までご郵送ください。
  - 上記請求書を受領後、ご本人確認のため、当社に登録していただいている個人情報のうちご本人確認可能な2項目程度（例：電話番号と生年月日等）の情報をお問合せさせていただきます。
  - 回答は原則としてご本人に対して書面（封書郵送）にておこないます。
- 代理人によるお求めの場合、代理人であることを確認する資料 
  開示等をお求めになる方が代理人様である場合は、代理人である事を証明する資料及び代理人様ご自身を証明する資料を同封してください。各資料に含まれる本籍地情報は都道府県までとし、それ以降の情報は黒塗り等の処理をしてください。また各資料は個人番号を含まないものをお送りいただくか、全桁を墨塗り等の処理をしてください。
  - 代理人である事を証明する資料 
    ＜開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人様の場合＞ 
    ・本人の委任状（原本） 
    ＜代理人様が未成年者の法定代理人の場合＞いずれかの写し 
    ・戸籍謄本 
    ・住民票（続柄の記載されたもの） 
    ・その他法定代理権の確認ができる公的書類 
    ＜代理人様が成年被後見人の法定代理人の場合＞いずれかの写し 
    ・後見登記等に関する登記事項証明書 
    ・その他法定代理権の確認ができる公的書類
  - 代理人様ご自身を証明する資料 
    運転免許証 
    パスポート 
    健康保険の被保険者証 
    住民票
- 利用目的の通知または開示のお求めについての手数料
  1回のお求めにつき1,000円（お送りいただく請求書等に郵便為替を同封していただきます。）
個人情報の取扱体制や講じている措置の内容 
- 基本方針の策定
  個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等について「個人情報保護方針」を策定しています。
- 個人データの取扱いに係る規律の整備
  取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報保護規程を策定しています。
- 組織的安全管理措置
  - 個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
  - 個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。
- 人的安全管理措置
  - 個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。
  - 個人データを含む秘密保持に関する誓約書の提出を全従業者から受けています。
- 物理的安全管理措置
  - 個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を講じています
  - 個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を講じています。
- 技術的安全管理措置
  - アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
  - 個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

個人情報に関わる苦情・相談窓口

ITbook株式会社 
管理本部　苦情・相談窓口責任者 
〒135-0061 東京都江東区豊洲三丁目2番24号豊洲フォレシア9階 
TEL：03-6770-9971（土日祝日　当社指定休業日を除く9:30-17:30）

当社の所属する「認定個人情報保護団体」の名称 
及び苦情相談の解決の申出先

【認定個人情報保護団体の名称】 
一般財団法人日本情報経済社会推進協会
【苦情の解決の申出先】 
個人情報保護苦情相談室 
〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル内 
TEL：03-5860-7565　0120-700-779

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